Verbale CF c0

Apertura riunione: ore 21:15.
Tutti i consiglieri presenti.
Moderatore: Dal Zovo.
Verbalizzatore: Parton.

Dopo votazione, vengono eletti:
Dal Zovo: presidente.
Parton: segretario.
Giuliato: tesoriere.
Foschi, Bertok, Federico: vicepresidente.

-Responsabile comunicazione.
Giurin descrive il ruolo di "responsabile comunicazione":

-Chi è?
Il responsabile della comunicazione è una persona specializzata nella gestione dell'immagine della FIGG nei confronti dei mass media (giornali, televisioni, agenzie di stampa), delle autorità a livello locale e nazionale, dei soci.

-Quali sono le attività più frequenti?
Le sue attività possono comprendere: tenere i contatti (incontri diretti, telefono, email) con giornalisti di quotidiani, televisioni, agenzie di stampa, fornendo le informazioni più opportune relative alla FIGG, in modo da assicurarne il buon nome e la visibilità (e in taluni casi l'adozione di misure politiche coerenti con gli interessi dell’associazione); consigliare il CF sulle migliori strategie di comunicazione; organizzare incontri fra CF e giornalisti raccogliere informazioni dai vari settori dell’associazione decidendo quali diffondere, dare alle informazioni la forma e i contenuti più adatti, trasmettere le informazioni alla stampa; programmare attività informative rivolte ai soci e agli utenti finali; curare la partecipazione dell CF o partecipare direttamente a conferenze, congressi, fiere, etc.

Il responsabile della comunicazione gestisce i processi di comunicazione finalizzati a supportare il coinvolgimento dei collaboratori e il benessere. E’ una delle funzioni di comunicazione più importanti perché contribuisce a sviluppare il capitale umano, spesso definito come la parte più importante per il successo di una associazione come la FIGG.

-Che cosa fa?
Progetta e realizza il piano di comunicazione interna e le campagne di informazione e di sensibilizzazione su temi specifici;
Realizza e gestisce strumenti specifici di comunicazione interna quali per esempio la intranet, le newsletter, le riunioni in assemblea;
Attiva la collaborazione con la funzione risorse umane per realizzare azioni sinergiche;
Offre supporto al CF per gestire le relazioni con i propri collaboratori;
Cura tutte le attività di informazione e di condivisione che migliorano il benessere organizzativo, la qualità delle relazioni interne, la soddisfazione per il lavoro svolto;
Progetta e realizza attività che facilitano lo scambio e la circolazione delle conoscenze;
Crea a gestisce occasioni di comunicazione informale tra le persone;
Progetta e realizza attività di ascolto delle aspettative dei collaboratori dell’associazione;
Monitora l’efficacia delle attività di comunicazione interna realizzate.

-Commissione tecnica.
Foschi descrive la commissione tecnica delineando i punti descritti nel mansionario della commissione:

Mansionario Commissione tecnica

La CT si occupa di tutto ciò che riguarda il lato tecnico agonistico, e nello specifico si occupa di:
-Monitorare il sistema dei gradi in Italia (confronto con le altre nazioni europee, controllo sulle discrepanza tra i gradi determinati dal gor e i gradi con cui ci si iscrive ai tornei, controllo sul sistema di autopromozione, controllo dei risultati delle partite ad handicap).
-Vigilare sull'attuazione delle regole dei tornei, e sul loro svolgimento.
-Fungere da punto di coordinamento e di informazione tra i tornei.
-Nominare e istruire gli arbitri federali.
-Assistere i go club che organizzano tornei per trovare un arbitro, e per la scelta della logistica e del regolamento da attuare per il torneo.
-Fornire informazioni ai soci che richiedono chiarimenti sui sistemi di regole e sulle questioni tecniche.
-Formulare regole da torneo standard da proporre in Italia.
-Scegliere Regolamento e modalità tecniche di svolgimento dei tornei organizzati dalla federazione.
-Produrre Traduzioni e commenti delle varie regole di gioco e delle regole di torneo adottate in Europa.
-Aggiornare i soci riguardo ai cambi del regolamento che vengono decisi a livello europeo.
-Occuparsi di tutte le questioni tecniche, ad esempio osservare i risultati delle chiamate in base al regolamento, e proporre all’assemblea delle modifiche o modificare direttamente il regolamento sussidiario.

Foschi si candida a presidente della commissione tecnica. Viene eletto all'unanimità.

Dal Zovo auspica una separazione tra commissione gradi e commissione tecnica, e in futuro la creazione di una commissione arbitrale distinta dalla commissione tecnica.

La commissione didattica ha il compito di:
-Creare documenti descrittivi di esperienze didattiche, nell’ottica di uno scambio che porti alla creazione di una rete di insegnanti sul territorio nazionale.
-Organizzare la didattica a livello nazionale, coordinando le realtà locali.
-Assistere la didattica a livello nazionale, fornendo supporto alle realtà locali che vorranno organizzare corsi di qualunque tipo (fornendo materiali, dispense, know-how e insegnanti).
-Creare materiale didattico in italiano.
-Tradurre in italiano materiale didattico estero.

Il CF auspica una stretta partecipazione e collaborazione di Giuseppe De Buoi alla commissione didattica.
Dal Zovo ritiene che De Buoi sarebbe adatto a presiedere la commissione didattica, ma osserva che da regolamento il presidente della commissione didattica deve essere membro del consiglio.
Parton si candida a presidente della commissione didattica. Viene eletto all'unanimità.

- Commissione sito.
Giurin descrive la commissione sito:
La commissione sito si occupa di progettare e realizzare il nuovo sito Figg, sia per le fasi di progettazione che per quelle di realizzazione saranno fatte apposite call.
Estremamente importante in fase di progetto la partecipazione dei soci per definire le varie aree del sito e relative priorità.
La prima fase comprenderà analisi/progettazione/realizzazione del sito. Successivamente si passerà alla fase di mantenimento/aggiornamento che potrà essere fatta anche da altre persone.

- Commissione materiale.
Giuliato descrive la commissione materiale:
La commissione materiale dovrebbe avere le seguenti finalità/compiti:
● Censimento materiale FIGG già presente presso i Go-Club e presso privati, per fare il punto della situazione
● Supervisione materiale FIGG
a. Decisione di come va prestato il materiale:
i. Prestito breve per tornei o dimostrazioni (qualche giorno/settimana)
ii. Prestito lungo per go club (per promuovere il go dove il materiale è carente, la FIGG dà la possibilità di utilizzare il materiale federale)
a. Decisione delle norme di utilizzo del materiale:
i. Il materiale deve comunque tornare integro (scelta di applicare penali o rimborsi qualora il materiale venga danneggiato)
ii. Tempo massimo previsto per il prestito
iii. Responsabili a cui affidare il materiale
1. deve essere socio o meno (e se si da quanto)
2. deve periodicamente fare un censimento del materiale FIGG di cui è in possesso verificandone le condizioni
● Valutazione acquisto nuovo materiale
a. Collaborazione con tesoriere per verificare disponibilità dei fondi
b. Necessità impellenti per organizzazione tornei nazionali/internazionali
c. Valutazione richieste da parte dei soci
● Ricerca nuovo materiale
a. Verificare la possibilità di acquistare del materiale da rivendere (a prezzo di costo)/assegnare ai soci per utilizzo personale
b. Ricerca materiale per premiazioni CI
c. Ricerca di materiale didattico in lingua originale/tradotto per ampliare la biblioteca FIGG, rivendere (a prezzo di costo)/assegnare ai soci, utilizzare come premi
d. Verifica la possibilità di acquisto materiale promozionale per corsi, conferenze, dimostrazioni (per esempio Kakomo, mini Goban, goban 9x9)
e. Possibilità di produrre in qualche modo (autoproduzione/cooperative/…) materiale dimostrativo, e/o materiale da gioco

- Commissione promozione e sviluppo del Go.
Foschi descrive la commissione promozione e sviluppo del Go:

La commissione “promozione e sviluppo del Go” si occupa di organizzare manifestazioni volte alla diffusione del gioco, cercare canali per pubblicizzare il gioco, cercare i modi più efficaci per invogliare vecchi giocatori a riprendere a giocare o attirare chi gioca in rete a partecipare ai tornei. Deve anche esplorare possibilità per inserire corsi di go all'interno di attività dedicate a bambini e adolescenti (grest, colonie estive, campi scout, etc...)

Tirabassi fa notare che la commissione promozione e sviluppo deve lavorare a contatto con la commissione didattica, pur tenendo presente che hanno scopi diversi: la commissione promozione e sviluppo infatti si occupa di avvicinare nuovi giocatori e a questo scopo dovrebbe curare dimostrazioni o corsi brevi, mentre lo scopo della commissione didattica dovrebbe essere pensare a stage o corsi più lunghi e stabili rivolti a giocatori già introdotti al gioco.

- Commissione aspetti legali e fiscali.
Foschi descrive la commissione aspetti legali e fiscali:

La commissione "aspetti legali / fiscali" dovrebbe occuparsi di informare opportunamente il CF riguardo alle varie problematiche di tipo legale o fiscale, quali vincoli legali a cui sono sottoposte le azioni del consiglio ed entro cui possono essere scritti statuto e regolamento, opportunità (sgravi fiscali, finanziamenti pubblici) esistenti per le associazioni, rapporti tra la federazione ed enti esterni. Sono numerosi i casi verificatisi in passato in cui consulenze di questo tipo sarebbero state utili (responsabilità del forum, SIAE, apertura di conti correnti intestati ad associazioni, assicurazioni, dichiarazione ai fini fiscali di premi in denaro, ecc.). In sostanza è una commissione tecnica con persone che hanno/acquisiscono nozioni sull'associazionismo e su vari aspetti legali.

Per le commissioni sito, materiale, promozione e sviluppo del Go, aspetti legali e fiscali, le candidature rimangono aperte fino alla mezzanotte del 18 settembre 2010. Entro la mezzanotte del 23 settembre 2010 il CF eleggerà il presidente, scelto tra i candidati.

- Commissione statuto e regolamento.
Constatata la delicatezza e l'importanza di questa commissione, si discute un piano di lavoro per arrivare al nuovo statuto e regolamento. Viene approvata una bozza di piano di lavoro, che andrà decisa entro la mezzanotte del 23 settembre 2010.

-Redazione rivista Figg.
Giurin, Romano, Tirabassi si candidano a redattori della rivista ufficiale della federazione. Vengono eletti all'unanimità.

3) Punto della situazione sul passaggio di consegne e sull'inizio della nuova gestione.
3.1) Formazione, consegna materiale (cartaceo ed informatico) e competenze.

Durante il passaggio di consegne il nuovo CF è entrato nella lista del CF uscente: ci è stato spiegato come funzionavano certe procedure e abbiamo visto il modello organizzativo e della comunicazione in uso. Abbiamo avuto la possibilità di fare alcune richieste e di fare domande sui dubbi che avevamo. Per la presa in gestione del sito web la collaborazione di Montrasio è stata completa e ha assicurato anche disponibilità nella futura migrazione dei contenuti verso un nuovo sito. In questo periodo c'è stata un po' di incomprensione sull'effettiva operatività del nuovo CF, interpretata da noi in modo stretto sulle questioni ufficiali ma collaborativa per contribuire al funzionamento della FIGG, visto il periodo estivo e la sfiducia dei consiglieri: abbiamo preso in gestione la corrispondenza di alcune caselle di posta, iniziato a gestire il sito, ci siamo occupati delle pratiche relative alla fase post-selezione del pair go, all'apertura di un conto temporaneo in vista della chiusura di quello attuale e a prendere in mano il Campionato Italiano. Per quello che riguarda gli incontri di persona, Mercoledì 14 Luglio Foschi si è recato alla Casa dei Giochi di Milano per un incontro con Soletti per discutere di alcuni temi; l’altro incontro è stato Martedì 27 Luglio quando Foschi e Parton si sono trovati con Soletti e Mauri alla Casa dei Giochi per discussioni più tecniche sulla gestione ordinaria e per la consegna di alcuni faldoni con documentazione cartacea di vario tipo non catalogata, incontro a cui si è aggiunto Dal Zovo nella seconda parte principalmente per un confronto su temi di organizzazione europea ed internazionale in vista della riunione EGF, a cui è stata delegata la rappresentanza ufficiale per l'Italia (vedere la relazione in Area Soci). Giovedì 12 Agosto Corradi e Fernandez hanno lasciato materiale vario a Soletti per la consegna al nuovo CF.
Dal 24 agosto, con l'ingresso ufficiale del CF, è continuato il passaggio di informazioni e consegne complicate da alcune incomprensioni e dal periodo estivo: martedì 31 agosto Fernandez ha spedito a Giuliato il bilancio 2009 (contenente il consuntivo 2009 e il preventivo 2010) con alcune altre informazioni sulla gestione dei contanti (dettaglio 2008-2010 Corradi e Fernandez e riepilogo consiglieri 2009-2010) e la lista soci 2009 e 2010 da finire di verificare, mercoledì 1 settembre Foschi si è incontrato alla Casa dei Giochi con Fernandez per la consegna di vario materiale (tessere sociali residue, moduli d'iscrizione e altro da inventariare) e una cifra corrispondente grossomodo al saldo attuale, giovedì 2 settembre Corradi ha spedito a Giuliato la lista dei movimenti del conto corrente del 2010 e Fernandez ha spedito a Foschi un database con i dati storici dei soci ed ex soci e altre informazioni su partite e gradi.
Da un punto di vista del materiale di proprietà federale, ci è stato comunicato che quello da gioco (goban, pietre, orologi) è stato prestato a club o singoli giocatori nel corso degli anni e di fatto, a parte qualche caso di cui si conoscono alcuni dettagli, non esiste un inventario o una lista dei contatti a cui riferirsi per il materiale in prestito (c'è una generica lista di città): al momento attuale la disponibilità è nulla. Oltre questo, la federazione risulta non essere in possesso di altro materiale.
Da un punto di vista del know-how e del materiale prodotto nel corso degli anni dalla federazione e dalle commissioni, tutto il materiale disponibile è quello qui segnalato, quello disponibile nel sito web e quello che potrà essere ricavato di utile dai faldoni consegnati.

Per quello che riguarda le attività che non prevedevano necessariamente un confronto con il vecchio CF, buona parte dell'attività del consiglio e dei singoli è stata dedicata alla formazione e all'approfondimento delle tematiche in cui ci si voleva specializzare. Molto tempo è stato dedicato poi al confronto e alle modalità organizzative, ma anche a questioni operative: sito web, comunicazioni, conto, rappresentanti al pair go e in Corea, Campionato Italiano. Alcuni fra i temi trattati nel dettaglio fanno parte dell'ordine del giorno della riunione e verranno pertanto approfonditi in questa sede. Da parte del CF c'è molto entusiasmo e ci sono moltissime idee per realizzare cose utili ed innovative per il go italiano nei tempi e nei modi opportuni. Confidiamo infatti che con la creazione e la prossima partenza di commissioni specializzate il lavoro venga meglio ripartito, alleggerendo un po' il carico attuale del CF, e soprattutto che tutti possano trovare il modo più opportuno per collaborare e per sentirsi utili in questi progetti.

4) Organizzazione e comunicazione.
4.1) Canali di comunicazione della federazione.

Giurin relaziona su come pensa dovrebbero essere i canali di comunicazione. Essi dovrebbero essere di 2 tipi, univoci e biunivoci.

Ordine del giorno: pubblicato prima della riunione come da regolamento.
Verbali CF: pubblicati entro 5 giorni.

In questo modo si garantisce la trasparenza verso i soci riguardo al “chi fa cosa” all’interno della FIGG.

Bollettino FIGG.
-da decidere la scadenza, ma necessariamente regolare per dare l’idea di una federazione “presente”.
-contiene: lo stato avanzamento lavori dei progetti in corso, le call, notizie FIGG, notizie europee, fonti varie, redazionali, pubblicità.

-Ogni area o commissione ha un riferimento, un “nome e cognome” con mail diretta e/o una lista o forum.

-Caselle di posta: in fase di revisione, è importante che sia chiara la differenza tra, ad esempio, cf@figg.org e figg@figg.org. In questo modo il socio sa a chi mandare la mail per avere una risposta al suo problema.

-Revisione dei forum
-Forum CF. Comunicazioni urgenti e rimando in home.
-Forum soci. Solo soci.
-Speakers’ Corner. Tutti.
-Oltre a questi forum generali saranno creati i forum tematici derivanti e gestiti dalle commissioni es. didattica, tecnica etc.

4.2) Gestione delle caselle di posta elettronica, mailing-list e riunioni CF.

La responsabilità di risposta alle caselle di posta elettronica (o smistamento ad altra casella ritenuta piu’ opportuna) vengono così assegnate:
cf@figg.org --> Tirabassi
comunicazione@figg.org --> Giurin
webmaster@figg.org --> Giurin
figg@figg.org --> Bertok

A maggioranza, viene deciso di utilizzare per le comunicazioni del CF la lista http://groups.google.it/group/figg-cf aperta in lettura ai soci che ne faranno richiesta.
Valutati i possibili rischi di una tale scelta, e le problematiche che potrebbero sorgere per motivi di privacy, l'apertura della lista viene attuata in via sperimentale per 3 mesi. Dopo il 4 dicembre 2010 questa decisione verrà ridiscussa, alla luce della sperimentazione.

A maggioranza, viene deciso di permettere la partecipazione alle riunioni CF ai rappresentanti di club, sia riconosciuti che non riconosciuti.
Per permettere una partecipazione attiva, ma al contempo gestibile, l'intervento del rappresentante di club viene limitato a 2 minuti al termine di ogni punto dell'ordine del giorno. In caso di votazione, questo intervento va fatto prima della votazione.

Per quanto riguarda gli altri diritti/doveri dei club riconosciuti, si decide di verificare i documenti che ci sono stati consegnati. In caso non si trovino, verranno richiesti ai club.

Si precisa che essendo in questa riunione all’ordine del giorno la discussione dello status di club riconosciuto, per questo motivo i club riconosciuti non sono stati invitati. Il CF comprende eventuali disagi che questo può aver causato.

La sede scelta precedentemente non è più adeguata a causa dell'aumentata aspettativa di partecipazione.
Si esaminano due altre opzioni: un ristorante e la sala di un'associazione.

La capienza della sala potrebbe non essere adeguata.
Inoltre, la sala è in ristrutturazione, e non è al momento certo che sarà disponibile in tempo.

Il ristorante è sufficientemente capiente. Andrà sgomberato entro le 19-19:30, per consentire il normale funzionamento serale, ma sarà possibile spostare in una stanza a parte eventuali (pochi) giocatori che dovessero ancora terminare.
Il materiale di gioco si può lasciare all'interno del ristorante.

La distanza tra ristorante e sala è di 1.5 km, pertanto non idonea a una separazione dei giocatori in 2 gruppi.

La sala viene ritenuta piu' adeguata del ristorante da Mirtha Barbetti (organizzatrice locale), fatti salvi i vincoli capienza e ristrutturazione.

Per tutte queste considerazioni, si decide di usare la sala nel caso in cui i vincoli spariscano in tempo, e altrimenti il ristorante.

Per il ristorante si attendono le foto da Barbetti la settimana successiva per chiarire gli ultimi dubbi su questa location. E’ prevista anche una visita in loco di Foschi e Parton dopo il 19 settembre. Si spera quindi di rendere definitiva la sede intorno al 20 settembre.

Viene inoltre deciso di spostare la data del CI 2010 tra il 15 e il 30 novembre.

Dal Zovo presenta una proposta di messaggio di collaborazione da inviare all’AGI. All’unanimità, si approva il messaggio in tutti i suoi punti.

Alle 01:30, avendo terminato gli argomenti all'ordine del giorno, la riunione si chiude.

Ultimo aggiornamento/Last update: Wed Sep 8 11:05:52 CEST 2010
URL: http://www.figg.org/federazione/cf/20100902.html

Verbale CF del 02/09/2010

Verbale riunione CF 2 Settembre 2010